Le seguenti semplici regole possono essere di aiuto per una prima veloce analisi di eventuali difetti che si possono verificare dall'esame della qualità di copia:

1. Se la copia mostra segni verticali dall'alto in basso dal bordo superiore a quello inferiore del foglio, normalmente si tratta di un difetto dovuto a: 
   
   1. imperfetta pulizia del sistema ottico;
   2. imperfetto funzionamento della lama di pulizia dovuto a cattiva qualità della gomma poliuretanica costituente la lama oppure a scarsa qualità del toner che crea accumuli sulla lama a causa di una sbagliata distribuzione del diametro delle particelle.
2. Se il difetto evidenziato sulla copia si allarga facendo copie ingrandite o si restringe facendo copie ridotte, allora quasi sicuramente il problema è da ricercare nel sistema ottico della copiatrice.
   (Eseguire pulizia accurata e controllo generale dell'ottica della macchina).
3. La comparsa di bande chiare trasversali al foglio è quasi sempre dovuta a un cattivo funzionamento dello scanner. Al contrario, la comparsa di bande scure trasversali indica un problema nella rotazione del tamburo o nel trasporto della carta, dovuto a difetti riguardanti ingranaggi, cinghie, rullini di gomma, etc.
4. Se il difetto di copiatura si ripete nello stesso foglio, la distanza a cui il difetto si ripete può essere uguale alla circonferenza del rullo di fusione, o del tamburo, o del rullo di sviluppo o di altre parti cilindriche (rullini di gomma, etc.) che devono essere osservati attentamente ed eventualmente riparati o sostituiti.