Informativa privacy ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 e del Codice della Privacy (D.Lgs. 196/2003, come recentemente modificato dal D.Lgs. 101/2018

La tua privacy è molto importante per I.R. Italiana Riprografia Srl (“I.R.”) e per questo I.R. raccoglie e gestisce tuoi dati personali con la massima attenzione, adottando specifiche misure di sicurezza. Di seguito trovi le principali informazioni sui trattamenti effettati da I.R. in relazione ai tuoi dati personali raccolti attraverso il sito www.itrip.it (“Sito”) sia qualora tu acceda al Sito e decida semplicemente di navigare utilizzando i servizi, senza procedere all’acquisto, sia qualora tu decida di acquistare uno o più prodotti.

Ti invitiamo a leggere la seguente Privacy policy, nonché la nostra “Cookie Policy” e le Condizioni di Vendita” del Sito.

1. Chi è il titolare del trattamento dei tuoi dati personali.

Ai sensi della normativa vigente e di quanto previsto Regolamento UE 2016/679 (di seguito anche “GDPR”) relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati, ti informiamo che:

• il Titolare del trattamento dei tuoi dati personali è R. Italiana Riprografia Srl, P. Iva 01659210353
• sede legale: Via degli Artigiani, n. 7, 42019 – Bosco di Scandiano (Re).
• Telefono e dati di contatto: +39 0522 766011– E-mail privacy@itrip.it.

Ti precisiamo che la presente informativa è relativa esclusivamente ai trattamenti dei dati personali effettuati da I.R. Italiana Riprografia Srl (eventualmente anche tramite soggetti che operano per suo conto come responsabili del trattamento), mentre l’interazione da parte tua con soggetti terzi diversi da I.R. (ad esempio i social media o altri soggetti terzi a cui potrai eventualmente accedere tramite collegamento presente nel Sito, tramite link, banner o altri collegamenti ipertestuali) comporterà il fatto che questi ultimi operino a loro volta come titolari del trattamento di dati che ti riguardano e come tali ti forniranno specifica informativa.

2. Quali dati personali tratta I.R.

2.1. Dati di navigazione

I.R. può trattare i dati personali che raccoglie mentre navighi del Sito o usi i servizi offerti dal Sito.  I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del nostro Sito, infatti, acquisiscono automaticamente alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

In questa categoria di dati rientrano il tuo indirizzi IP o il nome a dominio del computer utilizzato per connettersi al Sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e al tuo ambiente informatico.

Questi dati vengono utilizzati esclusivamente per le seguenti finalità e sono trattati per il tempo strettamente necessario al soddisfacimento delle finalità:

• consentire l’accesso e la navigazione del Sito;
• ricavare informazioni statistiche sull’uso del nostro Sito;
• per controllarne il corretto funzionamento del Sito e per migliorare la nostra offerta ed i nostri servizi.

2.2 Dati forniti volontariamente

Per la semplice consultazione del Sito non è richiesto alcun conferimento dei tuoi dati personali.  

Come utente hai la possibilità di effettuare la registrazione sul Sito, creando un account personale che permette di procedere con l’eventuale invio di un ordine. Per effettuare la registrazione al Sito, I.R. acquisisce i seguenti dati personali attraverso la compilazione di un apposito form: il nome, il cognome, la qualifica del referente aziendale, l’indirizzo e-mail, il numero di telefono, dati aziendali di fatturazione e dati di spedizione. Una volta inserti e inviati i dati tramite il form, l’utente riceverà le credenziali personali con cui potrà autenticarsi e procedere con gli ordini. Per ogni ordine effettuato, viene richiesta la modalità di pagamento che si preferisce utilizzare e una volta inviato l’ordine l’utente riceve una mail di conferma contente il riepilogo delle informazioni. Il pagamento non viene effettuato tramite il sito.

Per visualizzare i prezzi riservati e acquistare online è necessario registrarsi e accedere al proprio account.

Il Sito prevede anche una sessione “Richieste Informazioni”, attraverso la quale l’utente può inoltrare richieste di informazioni, compilando l’apposito form, che prevede l’acquisizione del nome, cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail, città, cap, Paese.

Per richiedere il servizio di smaltimento toner ZEROZEROTONER, l’utente dovrà compilare il form nella sessione dedicata ZEROZEROTONER, che prevede l’inserimento dei seguenti dati personali: nome e cognome del referente aziendale che effettua la richiesta, ruolo, numero di telefono e indirizzo email, oltre i dati anagrafici e di fatturazione dell’azienda. Questi dati saranno funzionali alla creazione dell’account dell’utente presso la piattaforma del partner di riferimento Berg Phi Srl, dal quale riceverà un’email con le credenziali di autenticazione per poter accedere alla propria area riservata.

Una volta effettuata la richiesta di registrazione sul portale di Berg Phi S.r.l., per conto dell’utente da parte di IR e una volta ottenute le credenziali di accesso al portale di Berg Phi S.r.l., sarà possibile per l’utente procedere alla richiesta del servizio ZEROZEROTONER.

L’utente avrà la possibilità di ordinare il servizio scegliendo una delle due procedure di seguito descritte:

1. l’utente, se già registrato, dovrà loggarsi sul sito di IR e procedere all’ordine del servizio inserendo il codice dedicato. A questo punto I.R. procederà con l’ordine inoltrando la richiesta per conto dell’utente, che a sua volta riceverà un’email da parte di Berg Phi S.r.l con il codice di attivazione da utilizzare per poter scaricare la documentazione relativa al servizio, dall’area personale del portale di Berg Phi S.r.l.
2. l’utente, se già registrato, dovrà autenticarsi sul portare di Berg Phi S.r.l. e inviare la richiesta di ordine del servizio ZEROZEROTONER compilando il form dedicato dalla sua area personale. Una volta effettuata la richiesta, Berg Phi S.r.l. invia a I.R. la richiesta di conferma dell’ordine effettuato dall’utente. In caso di esito positivo della conferma, l’utente troverà, nell’area personale del portare di Berg Phi S.r.l., il codice di attivazione da utilizzare per scaricare la documentazione relativa al servizio richiesto. Nel caso in cui I.R. ritenga non ci siano le condizioni per procedere all’ordine, l’utente verrà contattato telefonicamente o via email, e riceverà le informazioni necessarie a motivare la mancata conferma e le indicazioni su come procedere.

Se l’utente ha deciso di richiedere il servizio di smaltimento toner attraverso il nostro sito, quindi utilizzando la procedura a), sarà l’informativa privacy ex art. 13 Reg. Ue 2016/679 di Berg Phi S.r.l. contestualmente alla compilazione del form nella sessione dedicata ZEROZEROTONER la prima volta che fai la richiesta.

2.3. Dati particolari

I.R. non raccoglie deliberatamente categorie particolari di dati, definiti nell’art. 9 del Regolamento UE 679/16 come quei dati che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona. Ti invitiamo a non fornire tali dati personali attraverso il Sito.

3. Per quali finalità trattiamo i tuoi dati e quali basi giuridiche utilizziamo

I dati personali che tu ci fornisci saranno utilizzati da I.R. esclusivamente per le seguenti finalità:

1. Consentire la creazione dell’account personale sul Sito e accedere ai servizi riservati agli utenti registrati. La base giuridica è l’esecuzione di un contratto di cui sei parte e/o all’esecuzione di misure precontrattuali.
2. Nel caso di effettuazione di un ordine attraverso il Sito, l’esecuzione di obblighi derivanti dai rapporti contrattuali di vendita o lo svolgimento di attività precontrattuali, ivi inclusa la corretta gestione del tuo ordine di acquisto e l’assistenza necessaria nella finalizzazione dell’ordine. La base giuridica del trattamento è l’esecuzione di un contratto di cui sei parte e/o all’esecuzione di misure precontrattuali.
3. Per fornirti il servizio ZEROZEROTONER, ci appoggiamo al nostro partner di riferimento (Berg PHI Srl che si pone come Titolare autonomo), al quale comunichiamo i tuoi dati necessari per portare al termine la tua richiesta. La base giuridica del trattamento è l’esecuzione di un contratto di cui sei parte.
4. adempimento e il rispetto di obblighi derivanti dalla legge o dai regolamenti e normative in vigore, in particolare, in ambito amministrativo, contabile, fiscale e privacy. La base giuridica è l’adempimento di uno o più obblighi legali a cui è soggetta I.R..
5. gestione delle attività di generica assistenza e per dare riscontro alle richieste di informazioni provenienti dagli utenti o clienti del Sito, ovvero per rispondere ad eventuali segnalazioni. La base giuridica è il legittimo interesse di I.R. di rispondere alle richieste, che coincide anche con il legittimo interesse degli stessi utenti o clienti del Sito che a fronte di una richiesta si aspettano un riscontro da parte del Titolare del Trattamento. Il legittimo interesse di I.R. così individuato può ritenersi prevalente sui diritti e le libertà fondamentali dell’interessato, anche in virtù di tali ragionevoli aspettative e della relazione esistente tra l’interessato e I.R., nonché in considerazione della natura dei dati trattati e del coincidente interesse degli interessati medesimi.
6. Limitatamente all’indirizzo di posta elettronica fornito nel contesto di un acquisto tramite il Sito, per consentire l’offerta diretta, tramite e-mail, da parte di I.R. di prodotti analoghi a quelli acquistati (finalità c.d. soft spam), sempre che non vi sia opposizione a tale trattamento con le modalità indicate. La base giuridica che consente il trattamento è il legittimo interesse del Titolare del trattamento di inviare questo tipo di comunicazioni. Questo legittimo interesse può ritenersi equivalente all’interesse dell’interessato a ricevere comunicazioni di “soft spam”. Ai sensi dell’art. 130 del D.lgs. 196/2003, il trattamento posto in essere per questa finalità non richiede uno specifico consenso da parte del soggetto interessato, che tuttavia, in occasione dell’invio di comunicazione effettuata, è informato della possibilità di opporsi in ogni momento al trattamento esercitando il cosiddetto opt-out per interrompere tali comunicazioni.
7. Gestire eventuali reclami e/o contenziosi con i clienti del Sito. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare del trattamento a gestire problematiche emerse e contestazioni dei clienti sui prodotti o servizi. Questo legittimo interesse è equivalente a quello del cliente a ricevere una risposta alle comunicazioni o richiesta inviata ed a vedere gestite le problematiche sollevate. 
8. Esclusivamente con il tuo preventivo espresso consenso, i tuoi dati personali saranno trattati per l’invio di comunicazioni commerciali o promozionali o newsletter relative alle iniziative, ai prodotti e servizi offerti da I.R. e/o di terzi partner di I.R. a mezzo di sistemi quali e-mail, modalità tradizionali (posta cartacea, sms e messaggi istantanei, telefono) (finalità di marketing diretto) e per lo svolgimento di sondaggi di opinione e ricerche di mercato. La base giuridica del trattamento è il consenso specifico dell’interessato che potrà essere revocato in ogni momento.

3. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati.

Il conferimento dei tuoi dati è: 

• Obbligatorio per le finalità A), B), C) D) indicate al punto precedente. In mancanza dei dati richiesti non sarà possibile concludere o dare esecuzione al contratto, né tantomeno adempiere agli obblighi di legge a cui I.R. è soggetta. 

• Facoltativo per la finalità E). Il mancato conferimento impedisce ad I.R. di dare seguito alle richieste di assistenza o di informazioni. 

• Per la finalità F) e G), i dati utilizzati sono già stati raccolti dal Titolare per perseguire altre finalità sopra indicate. Pertanto, il conferimento dei dati da parte non viene espressamente richiesto in quanto I.R. già ne dispone. 

• Facoltativo per la finalità H). In assenza di un suo specifico consenso, non potremo effettuare il trattamento dei suoi dati per il conseguimento della finalità in questione. 
  

4. Con quali modalità trattiamo i tuoi dati personali

Il trattamento dei tuoi dati sarà effettuato da I.R. attraverso la raccolta, la registrazione, la conservazione e l’elaborazione, mediante l’utilizzo di strumenti informatici digitali, elettronici e telematici, atti a memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi, con logiche strettamente correlate alle finalità stesse.

5. Chi tratterà i tuoi dati personali e a chi saranno comunicati i tuoi dati personali

Il trattamento dei dati avverrà da parte di personale incaricato e istruito da I.R., specificamente autorizzato ai sensi dell’art.4, comma 10 del Regolamento Ue 2016/679, e designato ex art. 2 quaterdecies del D. lgs 101/2018, con procedure, strumenti tecnici e informatici idonei a tutelare la riservatezza e la sicurezza dei tuoi dati personali.

Ferme restando le comunicazioni e le diffusioni effettuate in esecuzione di obblighi di legge, i dati potranno essere comunicati a soggetti terzi che operano per conto di I.R. e secondo le sue istruzioni, quali Responsabili del trattamento. Nello specifico i dati potranno essere comunicati:

• istituti bancari e società che gestiscono i circuiti di pagamento tramite i quali vengono effettuati i pagamenti dei prodotti acquistati tramite il Sito;
• a liberi professionisti o società o consulenti appartenenti alle seguenti categorie: internet provider, società specializzate in servizi IT, società di consulenza incaricati dell’installazione, manutenzione ed aggiornamento del Sito e di cui I.R. si serve per l’erogazione dei propri servizi, tra cui anche l’invio di newsletter a mezzo di sistemi automatizzati;  
• a tutti quei soggetti pubblici e/o privati, persone fisiche / giuridiche (studio di consulenza, legale, amministrativa, fiscale, Uffici Giudiziarie etc), qualora la comunicazione risulti necessaria o funzionale al corretto adempimento di un obbligo di legge;
• a tutti i soggetti che hanno accesso ai dati personali in forza di provvedimenti normativi o amministrativi;

Per fornirti il servizio ZEROZEROTONER I.R. comunica i tuoi dati al partner di riferimento Berg PHI S.r.l., che agisca quale Titolare autonomo del Trattamento, e del quale ti forniamo l’informativa nella sessione dedicata, in occasione della compilazione del form per la richiesta del servizio in questione.

L’interessato potrà richiedere un elenco completo e aggiornato dei soggetti nominati responsabili del trattamento rivolgendosi ad uno dei contatti sottoindicati.

I tuoi dati NON saranno diffusi in nessun caso.

6. Per quanto tempo e dove conserviamo i tuoi dati personali (data retention)

Le informazioni e i dati personali che fornirai attraverso il Sito, ivi inclusi i dati liberamente forniti compilando i form presenti sul Sito, saranno conservati per un periodo di tempo limitato all’espletamento della finalità per i quali sono raccolti e nel rispetto delle norme di legge applicabili. Nello specifico:

• i dati personali trattati per l’adempimento del contratto di vendita di prodotti o servizi, compresa l’attività precontrattuale, sono conservati per 10 anni dalla sua cessazione.
• I dati personali trattati nel contesto della gestione e tenuta della contabilità aziendale sono conservati per il tempo necessario ad assolvere gli obblighi fiscali e di conservazione delle scritture contabili, e comunque per un tempo massimo di 10 anni.
• I dati personali trattati per attività di “soft spam” vengono conservati, in relazione a tale specifica finalità, ai sensi e secondo i termini dell’art. 130 del Codice Privacy e sempre che tu non dichiari espressamente di non voler ricevere ulteriori comunicazioni (opt-out)
• Il trattamento di dati per finalità di marketing diretto e la conservazione dei dati personali potrà essere effettuata fino alla revoca del consenso da parte dell’interessato così come previso dal Garante per la protezione dei dati personali nel provvedimento n. 181 del 15 ottobre 2020. Pertanto, riceverei comunicazioni commerciali promozionali da parte di I.R. fino a quando non revocherai il consenso che hai prestato.

Una volta raggiunte le finalità dichiarate o a seguito della revoca del tuo consenso, i tuoi dati personali saranno cancellati o distrutti, salvo diversa richiesta dell’autorità, esigenze di conservazione stabilite dalla legge, oppure diverse indicazioni fornite in sezioni particolari del Sito.

7. Trasferimento dei dati all’Estero

Il Titolare del Trattamento NON trasferisce i dati all’Estero.

8. Misure di sicurezza

I.R. adotta adeguate misure di sicurezza atte a salvaguardare la riservatezza, l’integrità, la completezza, la disponibilità dei tuoi dati personali. Sono messi a punto accorgimenti tecnici, logistici ed organizzativi che hanno per obiettivo la prevenzione dei danni, perdite anche accidentali, alterazioni, utilizzo improprio e non autorizzato dei dati trattati.

Procediamo a testare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure di sicurezza, al fine di garantire il miglioramento continuo nella sicurezza dei trattamenti.

9. Quali sono i tuoi diritti

 Ti ricordiamo che in relazione ai tuoi dati personali potrai esercitare i diritti nei confronti del Titolare del trattamento, di cui agli articoli 15 e ss. del Regolamento UE 2016/679, ossia potrai ottenere la conferma dell’esistenza dei tuoi dati personali e chiederne la loro comunicazione in forma intelligibile. Avrai altresì diritto di ottenere l’aggiornamento, la rettificazione, l’integrazione e la cancellazione dei dati o la limitazione del trattamento. Infine, avrai diritto di opporti, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei Tuoi dati personali, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta. Avrai facoltà di esercitare il diritto alla portabilità dei dati e di proporre reclamo all’Autorità di Controllo.

Di seguito l’elenco dei tuoi diritti

Diritti dell’interessato artt.15-22 del Reg. Ue 2016/679

Art. 15 Diritto di accesso dell’interessato:

l’interessato ha diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni connesse (categorie di dati, finalità, eventuali destinatari, il periodo o il criterio di conservazione…)

Art.16 Diritto di rettifica: l’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

Art. 17 Diritto alla cancellazione (<<diritto all’oblio>>): l’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussiste uno dei motivi di cui all’art. 17 par.1 lett. a,b,c,d,e,f, par.2, par. 3 lett. a,b,c,d,e. Art.18. Diritto di limitazione di trattamento: L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi di cui all’art.18 par. 1 lett. a,b,c,d, par. 2, par.3.

Art. 19 Obbligo di notifica in caso di rettifica o cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento: Il titolare del trattamento comunica a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate a norma dell’art.16, dell’art. 17, par.1, e dell’art.18, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato. Il titolare del trattamento comunica all’interessato tali destinatari qualora l’interessato lo richieda.

Art.20 Diritto alla portabilità dei dati: l’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolar del trattamento cui li ha forniti qualora si presentino i casi di cui all’art.20 par.1 lett. a, b, par.2 ,3,4.

Art.21 Diritto di opposizione. L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, par. 1, lett. e o f, compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni. Qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto. Qualora l’interessato si opponga al trattamento per finalità di marketing diretto, i dati personali non sono più oggetto di trattamento per tali finalità.

10. Modalità di esercizio dei diritti dell’interessato.

L’Utente può richiedere informazioni circa le modalità di trattamento e l’esercizio dei propri diritti in quanto interessato, attraverso le seguenti modalità:

• per dubbi o chiarimenti riguardo a questa Informativa o sulle modalità di trattamento dei tuoi dati personali puoi contattare il Titolare del trattamento I.R. Italiana Riprografia Srl tel. 0522/766011 e-mail: privacy@itrip.it.
• per le richieste formali di esercizio dei diritti da parte dell’interessato è preferibile siano trasmesse tramite modello di richiesta fornito dal garante della protezione dei dati (scaricabile al seguente link https://www.garanteprivacy.it/home/modulistica-e-servizi-online) indirizzate a I.R. Italiana Riprografia Srl, all’attenzione del Referente Privacy per mezzo posta certificata all’indirizzo ir@pec.it , o per posta ordinaria all’indirizzo della sede legale in Via degli Artigiani, 7, 42019 – Bosco di Scandiano (Re).

11. Modifiche alla presente privacy policy

I.R. può modificare o semplicemente aggiornare, in tutto o in parte, la presente Privacy Policy. Qualsiasi modifica o aggiornamento alla Privacy Policy sarà disponibile per tutti gli utenti nella sezione Privacy del Sito appena gli aggiornamenti saranno attivi e saranno vincolanti non appena pubblicati sul Sito in questa sezione, ove sarà anche indicata la data dell’ultimo aggiornamento. Ti invitiamo, pertanto, a verificarne periodicamente i contenuti della nostra Privacy policy. Se non intendi accettare tali modifiche, potrai in qualsiasi momento interrompere l'utilizzo del nostro Sito.

 

Versione aggiornata al Febbraio 2022